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易协流程管理软件实现将人为控制的业务活动,通过信息化手段实现系统控制,降低人为控制管理的风险以及相互推诿,促进和提高协作管理水平,最终达到以下目标:

▷实现管理的规范化、制度化、程序化;

▷帮助企业固化流程及持续完善,实现工作流转的自动化;

▷避免有流程,无执行,流程与实际运做脱节;

▷实现业务监督,减少人为因素,加快业务响应速度;

▷加强业务过程管理并建立量化考核体系;

▷强化岗位职责避免相互推诿,帮助管理层考核工作质量;

▷强化督办预警,实现业务提醒、催办、督办的人工智能;

▷实现业务流程管理与信息管理的完美结合与智能化;

▷帮助管理层提高管控力度。

▷业务功能可拆卸、可组装。

系统各模块关系图如下图所示:

二、功能列表简图

三、功能特点

零编程-快速搭建企业协作应用平台

本系统从流程建模,到流程的部署,流程的自动化,流程的运行控制,以及流程的管理监控,形成完整的流程管理体系。利用相关子系统进行组织机构建设、表单定制、流程编制并发布后,即可在终端用户应用-协作门户中进行协同办公。

引入并应用岗位

岗位是本系统授权及应用的核心元素,支持一人多岗,一岗多人。人员权限是从岗位自然继承而来,从而职责更加明确。

支持组织机构历史

确保任一时刻的业务办理信息有据可查,确保任一时段的工作统计信息无误。

支持工作组树

不仅支持工作组,而且工作组也可是一个树形结构的虚拟组织机构,并且拥有自己的岗位信息。

支持分级管理

系统支持分级管理,实现管理协作。

支持计划任务

系统支持对有时间规律的业务可设置计划任务,业务流程将按时间规律自动触发。

工作完全可控,同时受到职责约束

所有的流程信息都具有可追溯性,留有痕迹。从流程的发起,到流程的运行、结束、归档,整个过程接受监督,可进行督办并支持自动催办。同时所有操作均覆盖在职责(权限)的范围之内。

工作流引擎

支持串行、分支、静态并行、动态并行、会审(会审原则)等运转模式,支持自由流,支持同步、异步活动。

表单自定义设计

通过定义数据库结构以及对数据字段进行配置(数据源、格式、计算公式等),可快速定义出业务表单并可集成到流程中,显示格式多样化,方便采集业务数据。

表单格式化设计

可视化界面设计并具有数据库访问功能。权限粒度细到每个数据项。支持多种控件,支持运行时输入验证以及运行时动态用户交互等,支持版本控制。

表单二次开发集成

系统公开二次开发接口,可对复杂表单进行二次开发集成。

多种统计方式

系统提供多种统计方式供管理层实时掌控业务,如:工作量统计、业务数据统计、延迟统计、拒签统计、评分统计等。

图形化易用的流程编制

图形化拖拽式快速编制企业流程,支持多种流程模式,具有丰富的参与人设置参数。支持版本控制并能无缝集成表单设计器设计的表单。

自动业务消息提醒功能

支持多种消息提醒方式,支持离线消息提示,并具有回复功能。

在线附件

支持office、wps、pdf、zip、rar、gif、jpg、png等多种附件格式。

四、系统简介

4.1、控制台

控制台是组织机构(组织机构、岗位、用户、工作组)维护以及岗位授权中心,同时负责为整个系统运行提供一些基础数据,以及提供在线用户,全面的日志检索,工作日设置等功能。系统基于B/S架构,适用于各级管理员。它以岗位为授权单元,支持分级管理,不同级别的管理员管理的事务和级别不同,同时实现各级管理员之间的权限下放。

▷以岗位为授权单元,实现职责分离
▷现一人多岗,一岗多人
▷可进行互斥岗位设置,确保一人不能兼有不相容职责
▷支持分级管理,实现管理协作
▷管理员岗禁止参与业务,业务办公岗位亦不允许进行机构人员的维护等
▷以企业组织机构为基础,建立组织机构树,在机构树上进行企业用户岗位、人员的统一管理
▷支持工作组,且工作组亦可为树型结构
▷支持计划任务,按时间规律自动触发流程
▷支持在工作组中创建岗位 岗位管理分为基础岗位和实体岗位
▷组织机构、岗位以及用户的历史纪录功能,确保人员调动、离职后已办事项依然可查,在办事项不受影响
▷对用户登录及操作实时监控管理,以防止恶意或非法操作,保证系统的安全性
▷全面的日志记录功能
▷对非工作日(法定节假日)进行设置,以满足实际业务办公中设置办理时限的需要。

4.2、流程编辑器

流程编辑器(Process Editor)是为用户提供的一个流程建模工具,以可视化的方式建立各种业务流程,并将分类在数据库中统一管理。它通过图形化操作界面,协助流程规划者快速设计符合企业需求的各类流程,并完成业务流程运转过程中所需的表单、条件判断、流程变量、参与者设置等。提供流程发布工具,支持版本控制。通过与组织机构建模相结合,可方便准确地选择每个活动执行的参与者。流程类型支持串行、并行、分支、条件分支、动态并行、会审、聚合、聚合并行、循环、上下游流程等流程模式。

4.3、表单设计器

表单设计器(Form Designer)是一个所见即所得的电子表单设计工具。用户能够进行可视化界面的设计工作,开发出动态页面应用,并具有数据库访问能力,运行时用户将从浏览器上访问到设计结果。通过绑定功能,可以与流程编辑器(Process Editor)无缝集成。同时提供建表功能,用于在数据库中建立物理业务数据表。

4.4、运行服务中心

运行服务中心(Service Center)是易协工作流管理套件的运行和控制中心,它负责解释流程建模工具(流程编辑器-Process Editor)中定义的业务流程逻辑,进行过程、活动实例的创建,把任务分派给执行者,并根据任务执行的返回结果决定下一步的任务,控制并协调各种复杂工作流程的执行,实现对业务流程整个运行生命周期的控制。包括工作流引擎(Workflow Service)、表单服务(Form Service)、即时消息服务(IM Service)、委派监视器(AssignMonitor)、ECOS服务(ECOS Service)、管理与监控服务(MM Service)等。 ▷创建过程、活动实例
▷支持动态设置活动参与者
▷支持活动的超时处理(办公时限)
▷按流程定义对参与者进行任务传递
▷支持工作的委托 、执行任务的回退
▷支持工作的改派 、代处理
▷执行业务的收回、中止、提供流转跟踪与监控
▷支持自由流程、支持并行任务
▷支持异步流传、业务消息的传递(桌面消息、手机短信)
▷自动催办
▷数据存取服务

4.5、MIS管理

MIS数据模块,实现数据的录入、导入、下载、查阅等。管理员负责在控制台创建MIS数据的分类以及MIS数据表,并进行相关设置、授权。用户将在协作门户中,根据管理员的设置以及授权情况等进行数据的维护、统计、查询等等,并记有详细的维护日志。提供表单数据自动采集功能:在流程结束时,可自动将表单中的数据项采集到MIS模块中的数据表里。提供多种采集方式,并可设置采集条件.用户在协作门户中,根据管理员的设置以及授权情况等进行业务数据的统计,并且统计结果可保存,以便下次可直接打开查看。

4.6、集成环境与即时消息

它集成了即时消息、控制台、表单设计器、流程编辑器、协作门户等子系统,依据用户的权限,自动加载相关子系统,用户只需登陆一次,即可在各子系统间方便地切换。它具有智能升级功能,在检测到各子系统有新版本时,会提示用户或自动从服务器下载新版,也可对自身进行升级,即做到一次部署,智能升级。控制台与协作门户体系是纯B/S结构的,可以在浏览器中直接应用。即时消息支持手机短信集成、桌面即时消息、页面消息、业务邮件消息。

4.7、移动办公

为了方便业务办理,易协流程管理软件支持手机端业务办理,包括业务的拟办、在办、已办等功能。

4.8、协作门户

协作门户主要包括以下功能模块:日常办公、知识管理、委托办理、流转监控、督办查询、工作统计、归档检索、业务数据统计查询、延迟统计、退回统计、流程检索、计划任务、定时即时消息设置、公告通知等。

日常办公:为用户提供包括所有日常业务的草拟、办理、查询及相关表单的打印等工作。
委托办理:为保证工作在用户外出期间的及时办理,用户可在外出期间与其它用户建立工作委托办理关系,由其他人代办相关工作,系统提供委托办公查询功能,以方便用户查看被委托人代其处理的所有工作的详细信息。
流转监控:用以查看日常办公中正在处理的业务流转信息,用户可查看参与及发起的业务流转信息,领导可以查看自己参与及发起的,还有本部门下所有员工参与发起的业务信息,并可实时发送督办信息,也可根据业务需求对流转业务进行中止操作。
督办查询:提供督办信息的检索及督办信息回执功能。
工作统计:用以统计员工工作信息,通过此模块可以方便的获知部门员工在岗状态、员工的工作量统计、部门下工作量统计、业务工作量统计等信息。
归档检索:方便用户对流转完毕的业务信息相关归档资料查看检索,主要分为业务归档和部门归档两类;业务归档主要是对所有业务流程流转结束后的文档信息的归档检索;部门归档是对所有自由流程流转结束后所形成的文档信息的归档检索。
知识管理:提供审批知识共享,满足企业制度、业务规范等的共享发布。
统计查询:提供用户对流转过程中表单数据进行检索、统计工具,并允许导出数据为EXCEL文件。
流程检索:查看企业以及各部门业务流程图同时可按流程、环节进行统计业务。
评分统计:按时间段统计部门、人员业务办理评分结果。
延迟统计:统计延迟业务工作项,供管理层考核参考,并允许导出数据为EXCEL文件。
退回统计:统计人员被退出情况,供管理层质量考核参考,并允许导出数据为EXCEL文件。
计划任务:按一定时间规律设置某个固定流程的业务计划。
定时消息设置:按一定时间规律设置消息提醒。
公告通知:主要是对公告、通知的查询、发布操作。